Ensimmäinen työpäivä on uudelle työntekijälle aina jännittävä. Monesti päivä kuluukin uusien suhteiden luomisessa sekä uuden tiedon omaksumisessa. Työntekijän lisäksi myös työnantajan on tärkeä päästä hyvin alkuun ensimmäisenä työpäivänä. Työnantajan kannalta onkin olennaista saada uusi tulokas sopeutumaan uuteen rooliin parhaalla mahdollisella tavalla. Hyvällä perehdytyksellä varmistat työntekijälle hyvän startin.
Mitä perehdyttämisellä tarkoitetaan?
Perehdyttäminen on ensimmäinen vaihe organisaation ja uuden työntekijän välisessä kumppanuudessa. Perehdyttämisen aikana uusi työntekijä toivotetaan tervetulleeksi sekä tälle annetaan kaikki hänen tarvitsemansa apu, opastus sekä tiedot työssä suoriutuakseen. Kyse on paljon enemmästä kuin pelkän työpisteen tai lähimmän kahviautomaatin sijainnin osoittamisesta. Perehdyttäminen on itse asiassa "työhön tutustumista", ja siinä on kyse ennen kaikkea organisaatiokulttuurista, visiosta, missiosta, yhteistyöstä kollegoiden kanssa sekä osaamisen johtamisesta.
Perehdyttämisprosessin tavoitteena on saada työntekijä nopeasti tuntemaan kuuluvansa organisaatioon. Vasta kun henkilö tuntee olevansa sitoutunut uuteen tiimiin, on hänellä myös sisäistä motivaatiota auttaa sitä eteenpäin. Perehdytyksessä kaikki osapuolet ovat voittajia: sekä uusi työntekijä että yritys hyötyvät hyvästä perehdytyksestä.
Mitä hyvän perehdytyksen tulisi sisältää?
Mistä hyvä perehdytysprosessi tarkalleen ottaen koostuu? Käytäntö vaihtelee usein organisaatiosta toiseen sekä riippuu muun muassa yrityksen koosta, toimialasta ja yrityskulttuurista. Voimme kuitenkin käyttää neljää C:tä määrittäessämme, mitä onnistuneelta perehdytykseltä vaaditaan.
- Connection = Yhteys
Uuden työntekijän on tunnettava yhteyttä organisaatioon sekä pystyttävä ylpeänä kertomaan, että hän työskentelee tässä yrityksessä. Yhteyden on siis oltava olemassa. Sitä ei luoda vain jakamalla yrityksen missio ja visio. Jaa merkityksellistä yritystietoa uudelle työntekijälle ja esittele kollegat, joita tämä tulee tarvitsemaan päivittäisessä työssään.
- Culture = Kulttuuri
Toinen C-kohta edistää tunnetta siitä, että on osa jotain suurempaa. Prosessissa on tärkeää viestiä yrityksen kulttuurista hyvin. Mitä edustamme organisaationa ja miten kohtelemme toisiamme? Tässä voi olla hyötyä kollegasta, joka on työskennellyt organisaatiossa jo jonkin aikaa.
- Compliance = Vaatimustenmukaisuus
Vaatimustenmukaisuus tarkoittaa organisaatiossa sovellettavien sääntöjen ja toimintatapojen noudattamista. Voit sisällyttää tämän C:n itse suunnittelemaasi digitaaliseen perehdytysprosessiin. Hyvän suunnittelun sekä jonkin leikkisän elementin avulla nämä säännöt jäävät usein paremmin mieleen.
- Clarification = Selvennys
Viimeiseen C-kohtaan kuuluu kaikki odotuksiin liittyvä. Mikä on uuden työntekijän rooli? Mitä häneltä odotetaan? Mitä henkilökohtaisia tavoitteita hänen pitäisi saavuttaa? Ja mitä hänen pitäisi odottaa organisaatiolta? Tämä osa perehdyttämistä menee usein pieleen. Varmista siis jo hakuprosessin aikana, että kerrot selkeästi, mitä rooliin kuuluu, ja luo realistinen kuva työstä.
Mitä hyötyä hyvästä perehdytyksestä on?
- Laadun ja johdonmukaisuuden takaaminen;
Kun jaat kaikille organisaation työntekijöille saman perehdytysprosessin sekä samat tiedot ja taidot, varmistat laadukkaan ja johdonmukaisen lopputuloksen. Työn tekemiseen liittyvien tietojen lisäksi on siis viisasta virtaviivaistaa perehdyttämistä.
- Osaajien pysyvyys;
Hyvä perehdyttämisprosessi varmistaa osaajan sekä organisaation välisen siteen. Tämä puolestaan varmistaa hyvän lopputuloksen ja osaajien pysyvyyden organisaation sisällä. Tämä on melko ihanteellista nykyisillä tiukoilla työmarkkinoilla, etenkin kun noin 50 prosenttia työntekijöistä päättää ensimmäisen kuuden kuukauden aikana tietoisesti tai tiedostamattaan, aikovatko nämä jatkaa työskentelyä yrityksessä.
- Se luo lähettiläitä;
Hyvä perehdytys tekee työntekijöistä yrityksen lähettiläitä. Nämä henkilöt tuntevat olonsa kotoisaksi organisaatiossa. He tietävät asemansa, tuntevat yrityskulttuurin ja luovat siteen kollegoihinsa. Hyvä perehdytys voi käynnistää tämän prosessin jo heti alusta alkaen.
- Säästää kustannuksia;
Hyvän perehdyttämisprosessin avulla säästät kustannuksia kahdella tavalla: Ensinnäkin prosessin puuttuminen tai puutteellinen perehdytys voi johtaa uuden työntekijän ennenaikaiseen lopettamiseen. Toisaalta prosessi on mahdollista automatisoida ja tarjota digitaalisesti. Tämä säästää sekä aikaa että rahaa.
Online of offline?
Kireiden työmarkkinoiden, koronapandemian ja verkossa työskentelyyn tottumisen johdosta yhä useammat organisaatiot päättävät palkata työntekijöitä etänä. Työntekijät joko työskentelevät täysin etänä tai ovat muuten harvemmin toimistolla. Myös nämä työntekijät tarvitsevat kunnollisen perehdytyksen. Käyttämällä digitaalista ympäristöä, kuten Studytuben oppimisalustaa, voit helposti luoda omia perehdytysohjelmia.
Esihenkilönä voit myös järjestää digitaalisia esittelyjä tiimin kollegoiden kanssa. Näin uuden työntekijän ei tarvitse olla fyysisesti toimistolla päästäkseen osaksi tiimiä. Yleensä yhteyden luominen hybridi- tai etätyöntekijään on vaikeampaa. Mutta mikäli onnistut tarjoamaan hyvän online-perehdytyksen, tulee työn laatu olemaan yhtä korkeaa kuin toimistossa olevan kollegan.
