Eikö olisi kätevää, jos oppimisen hallintajärjestelmä (Learning Management System, LMS) tarjoaisi uusille työntekijöillesi automaattisesti heidän työhönsä tarvittavan perehdytysohjelman? Mitä, jos se muistuttaisi käyttäjiä automaattisesti suoritetun koulutuksen jälkeisestä jatkokurssista? Studytuben LMS mahdollistaa nämä automaattisten triggereiden avulla. Ainut asia, joka sinun LMS:n hallinnoijana on tehtävä, on lisättävä triggeri asetuksiin, siinä kaikki. Tulet jälkeenpäin ihmettelemään säästynyttä aikaa ja vaivaa. Mutta mitä automaattiset triggerit tarkkaan ottaen ovat?
Jokaisella loppukäyttäjällä on omanlainen oppimispolkunsa organisaatiosi koulutustarjonnassa, mutta LMS:n hallinnoijalla on joitakin rutiininomaisia perustehtäviä. Uusien työntekijöiden on suoritettava oppimisalustalla esimerkiksi tehtäviin sopiva perehdytys, kun taas vastanimitettyjen esihenkilöiden on valmistauduttava uuteen rooliinsa johtamistaitojen kurssilla.
Kaikkien yrityksen sisäisten tapahtumien seuraaminen ja liittäminen asiaankuuluvaan toimintoon vaatii LMS:n ylläpitäjiltä paljon aikaa ja etsimistyötä. Lisäksi on mahdollista, että jotkut asiat yksinkertaisesti jäävät huomaamatta tai tekemättä. Tämän vuoksi Studytuben LMS:ssä voi käyttää automaattisia triggereitä.
Mitä automaattiset triggerit ovat?
Jokainen automaattinen triggeri seuraa kolmiosaista prosessia: tapahtuma, kriteeri, toiminto. Asettaessasi triggerin annat LMS:lle tehtäväksi suorittaa jokin toiminto. Näin tapahtuu kuitenkin ainoastaan silloin kun yhden tai useamman kriteerin täyttävä tapahtuma toteutuu.
Triggeri tarvitsee asettaa vain kerran; LMS tekee jatkossa loput. Järjestelmä seuraa kaikkia oppimisaktiviteetteja, ja kun automaattiseen triggeriin asettamasi ehdot täyttyvät (tietty tapahtuma ja asiaankuuluva kriteeri), toiminto käynnistyy.
Tapahtumat ja kriteerit
Automaattitriggerin voi asettaa seuraaviin tapahtumiin:
- Oppimisalustaan tulee uusi käyttäjä (esim. uusi työntekijä);
- Käyttäjä saa kurssin suoritettua;
- Käyttäjä liittyy tiimiin;
- Käyttäjästä tulee LMS:n hallinnoija;
- Käyttäjän työtitteli muuttuu;
- (saatavilla pian) Käyttäjää koskevat lisätiedot muuttuvat.
LMS voi suorittaa toiminnon puolestasi, kun jokin mainituista tapahtumista toteutuu ja koskee käyttäjäryhmää, jota yhdistää tietty kriteeri: kieli, virkanimike tai tiimi.
Mahdolliset toiminnot
Toiminto liittyy aina oppimissisällön jakoon (esimerkiksi pakollinen koulutus), rooliin tai tiimiin. Voit valita joko välittömän tai myöhäisemmäksi siirretyn toiminnon.
Automaattiset triggerit: esimerkkejä
Perehdytys
Triggerillä on mahdollista opastaa jokainen uusi loppukäyttäjä automaattisesti perehdytysohjelmaansa. Tällöin sinun ei täydy itse muistaa kyseisiä asioita, eikä aloittavan työntekijän tarvitse ensimmäisenä työpäivänään lähteä etsimään tietoa itselleen (vielä) tuntemattomasta oppimisympäristöstä.
Voit esimerkiksi huolehtia siitä, että kun uusi käyttäjä liittyy koulutusalustaan (tapahtuma) ja valitsee käyttökielekseen suomen (kriteeri), hän ohjautuu automaattisesti suomenkieliseen perehdytyskoulutukseen (toiminto).
Teoria ja käytännön harjoituksia
Entä jos työntekijöidesi on suoritettava pakollinen koulutus ja harjoiteltava sen jälkeen taitojaan käytännössä? Hukkaat LMS:n hallinnoinnissa paljon aikaa, jos lähdet hyväksymään kaikki kurssit erikseen ja seuraamaan jokaisen edistymistä. Kurssilaisten on nimittäin päästävä siirtymään käytännön harjoitteluun heti, kun teoriaosuus on valmis.
Sillä hetkellä, kun alustan käyttäjä saa teorian suoritettua, voi LMS osoittaa triggerin kautta hänelle automaattisesti siihen kuuluvan käytännön koulutuksen. Halutessasi systeemi voi kutsua käyttäjän myöhemmin, vaikkapa vuoden kuluttua, kertauskurssille verestämään opittuja asioita.
Uusi työtehtävä
Työntekijän edetessä uusiin työtehtäviin hyödynnetään usein uusiin työtehtäviin valmistavaa koulutusta. Automaattisen triggerin ansiosta voit siirtää työnimikkeen muuttumisen jälkeen esimerkiksi uudet päälliköt johtotehtävien opintopolulle. Samalla heidät voi myös siirtää automaattisesti uuden työtehtävän mukaiseen LMS:n hallinnointiryhmään.
Tuki
Tuemme asiakkaitamme automaattisten triggerien asettamisessa. Voit kysyä neuvoa asiakaspalvelustamme, jos automaattisen triggerin asetus ei jostain syystä onnistu. Neuvomme myös organisaatiollesi ja sen oppimistarpeille sopivien triggerien käytössä. Ota siinä tapauksessa yhteyttä yhteyshenkilöösi (Customer Success Manager).
